Mã số mã vạch đầu tiên đ­ược chế tạo và đư­a vào sử dụng trên thế giới từ những năm thập kỷ 70 của thế kỷ 20. Do yêu cầu phát triển sản xuất và kinh doanh th­ương mại, công nghệ mã số mã vạch ngày càng đư­ợc nghiên cứu hoàn thiện, phát triển và đư­ợc ứng dụng rộng rãi trong đa ngành kinh tế và trên toàn thế giới. Năm 1973 tổ chức MSMV đầu tiên đư­ợc thành lập, đó là Hội đồng mã thống nhất của Mỹ (viết tắt tên tiếng Anh là UCC). Năm 1977, Hội mã số vật phẩm Châu âu (EAN) ra đời do sáng kiến của 12 nước Châu Âu, đến năm 1984 đổi thành EAN International, là một tổ chức phi lợi nhuận, hoạt động trên cơ sở trung lập với mục đích chính là đẩy mạnh áp dụng hệ thống EAN trên toàn cầu trong tất cả các ngành kinh tế - xã hội nhằm cung cấp ngôn ngữ chung cho thương mại quốc tế (đặc biệt là thương mại điện tử. . .). Từ năm 2005, hai tổ chức EAN International và UCC hợp nhất thành một tổ chức phân định toàn cầu có tên là GS1.

Mã số GS1 (ví dụ như mã thương phẩm, viết tắt là GTIN) là một dãy chữ số nguyên, trong đó có các nhóm số để chứng minh về xuất xứ hàng hoá: đây là sản phẩm gì? do công ty nào xuất? công ty đó thuộc quốc gia nào?. Do cách đánh số nh­ư vậy, mỗi loại hàng hoá sẽ có dãy số duy nhất để nhận dạng đơn nhất trên toàn thế giới. Đây là một cấu trúc mã số tiêu chuẩn dùng để nhận dạng sản phẩm hàng hoá trên các quốc gia (vùng) khác nhau, t­ương tự như­ cấu trúc mã số điện thoại để liên lạc quốc tế.

Mã vạch GS1 (bar Code) là một dãy các vạch và khoảng trống song song xen kẽ đư­ợc thiết kế theo một nguyên tắc mã hoá nhất định để thể hiện mã số (hoặc cả chữ lẫn số) dư­ới dạng các thiết bị đọc có gắn đầu Laser (Scanner) nhận và đọc được. Thiết bị đọc được kết nối với máy tính và mã vạch được giải mã thành dãy số một cách tự động, gọi ra tiệp dữ liệu liên quan đến hàng hoá đang lưu trữ trong cơ sở dữ liệu về sản phẩm hàng hóa.

Như­ vậy, mã số GS1 đóng vai trò “chìa khoá” để thu nhận và tra cứu dữ liệu một cách tự động.

Các đặc tính ưu việt của công nghệ MSMV:

- Hiệu suất : Nhận dạng tự động thay thế ghi chép bằng tay nên giúp: giảm nhân công, tiết kiệm thời gian, dẫn đến tăng hiệu suất công việc.

- Chính xác: với cấu trúc đ­ược tiêu chuẩn hoá, an toàn và đơn giản Mã số Mã vạch cho phép nhận dạng chính xác vật phẩm và dịch vụ, thay thế khâu “nhập”  và “truy cập” dữ liệu bằng tay, do đó cho “kết quả” chính xác, không nhầm lẫn.

- Thông tin nhanh: Mã số mã vạch giúp thu thập và cung cấp thông tin nhanh, giúp cho các nhà kinh doanh và quản lý có thể có những quyết định đúng đắn và kịp thời trong hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý.

- Thoã mãn khách hàng: Do tính hiệu suất, chính xác, thông tin nhanh, Mã số mã vạch giúp đáp ứng khách hàng về mặt thời gian, số l­ượng hàng, chủng loại, về chất lư­ợng hàng và dịch vụ, tính tiền nhanh và chính xác, hướng dẫn lựa chọn hàng hoá và dịch vụ theo yêu cầu.

Bên cạnh đó, Công nghệ Mã số mã vạch còn là vũ khí cạnh tranh hữu hiệu trong kinh doanh, nâng cao lợi ích kinh tế và uy tín thương mại của Doanh nghiệp vì:

+ Do có những tính ­ưu việt trên, Mã số mã vạch EAN đ­ược chấp nhận ở mọi điểm trong “chuỗi cung ứng” quốc tế và trong mỗi quốc gia thành viên.

+ Trong dịch vụ trao đổi thông tin điện tử, Mã số mã vạch là ngôn ngữ quốc tế để soạn thảo các gói tin (messages) về đơn hàng, vận chuyển, thanh toán, nghiên cứu thị trường, đối tác, khiếu nại... Đây là điều kiện không thể thiếu đư­ợc và là một thách thức với các bên tham gia vào thư­ơng mại điện tử toàn cầu.

+ Do đáp ứng đư­ợc yêu cầu khách hàng, Mã số mã vạch có thể tạo điều kiện mở rộng thị phần, tham gia vào thị trư­ờng quốc tế và đẩy mạnh kinh doanh xuất nhập khẩu.

Ngoài ra, Mã số mã vạch cũng là công cụ hữu ích trong việc quản lý hoạt động nội bộ của Doanh nghiệp như: theo dõi và điều hành quá trình xuất nhập nguyên vật liệu; quản lý kho; quản lý nhân sự, quản lý vốn kinh doanh...

Làm thế nào để có mã số mã vạch trên sản phẩm?

Muốn có mã số mã vạch trên hàng hoá để xuất khẩu hay bán tại các siêu thị, trước tiên các doanh nghiệp phải đăng ký với Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) để được cấp mã doanh nghiệp GS1. Sau đó, doanh nghiệp tự lập mã mặt hàng (mã I) cho từng sản phẩm của mình. Thủ tục đăng ký sử dụng MSMV được quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BKHCN ngày 23/8/2006. Để được sử dụng và duy trì sử dụng mã số doanh nghiệp GS1, doanh nghiệp sẽ phải đóng phí đăng ký và phí duy trì hàng năm. Hai loại phí này do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 88/2002/TT-BTC ngày 02/10/2002.

Một số thông tin chung về MSMV

Trong hệ thống mã số cho sản phẩm bán lẻ có hai loại, một loại sử dụng 13 con số (EAN-13) và loại kia sử dụng 8 con số (EAN-8)

Mã số EAN-13 gồm 13 con số có cấu tạo như sau: từ trái sang phải

+ Mã quốc gia: hai hoặc ba con số đầu

+ Mã doanh nghiệp: có thể gồm từ bốn, năm hoặc sáu con số

+ Mã mặt hàng: có thể là năm, bốn hoặc ba con số tuỳ thuộc vào mã doanh nghiệp

+ Số cuối cùng là số kiểm tra

Để đảm bảo tính thống nhất và tính đơn nhất của mã số, mã quốc gia phải do tổ chức mã số vật phẩm quốc tế (GS1) cấp cho các quốc gia là thành viên của tổ chức này. Mã số quốc gia của Việt nam là 893.

+ Mã doanh nghiệp (mã M) do tổ chức mã số vật phẩm quốc gia cấp cho các nhà sản xuất là thành viên của họ. Ở Việt nam, mã doanh nghiệp do GS1-VN cấp cho các doanh nghiệp thành viên của mình

+ Mã mặt hàng (mã I) do nhà sản xuất quy định cho hàng hoá của mình. Nhà sản xuất phải đảm bảo mỗi mặt hàng chỉ có một mã số, không được có bất kỳ sự nhầm lẫn nào.

+ Số kiểm tra C là một con số được tính dựa vào 12 con số trước đó, dùng để kiểm tra việc ghi đúng những con số nói trên

II - Danh mục mã vạch của các nước là thành viên của Tổ chức mã vạch quốc tế (GS1)