Phần mềm quản lý bán hàng| Phần mềm quản lý nhà hàng| Máy in

Việc quản lý tài liệu kiểu thủ công gây khó khăn, phức tạp cho người quản lý bởi hàng ngày có rất nhiều tài liệu được ban hành, chuyển giao hoặc được chuyển từ nơi khác đến. Mỗi công ty hay mổi doanh nghiệp đều có cấu trúc phân cấp các phòng ban khác nhau đồng thời khối lượng dữ liệu của mỗi phòng ban cần quản lý ngày càng gia tăng do đó việc đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin chia sẻ, phân phối dữ liệu và tránh mất mát, thất lạc giữa các phòng ban là rất quan trọng.
Do việc lưu trữ tài liệu không tập trung mà chủ yếu được cất giữ trên từng máy cá nhân của mỗi cán bộ, nên việc thống nhất một tài liệu, một văn bản, một hình ảnh trong trường hợp có thay đổi là rất khó khăn. Lấy một ví dụ đơn giản, một doanh nghiệp có trụ sở chính tại Hà Nội do nhu cầu mở rộng thị trường có mở thêm một văn phòng tại TP. HCM. Từ việc mở thêm văn phòng này nên toàn bộ các giấy tờ, bộ nhận diện thương hiệu đều phải thay đổi. Tuy nhiên việc sử dụng các giấy tờ và bộ nhận diện thương hiệu mới gặp nhiều khó khăn mặc dù đã có những thông báo và quy định cụ thể rõ ràng. Hay như việc khi một tài liệu có nhiều phiên bản, việc quản lý các phiên bản này gặp nhiều khó khăn và để làm sao các cán bộ trong doanh nghiệp có thể biết và sử dụng phiên bản mới nhất.
Mặt khác dưới góc độ quản lý, việc bảo quản và sử dụng có hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Vì vậy việc ứng dụng các công nghệ, kỹ thuật hiện đại vào bảo quản lâu dài các tài liệu có giá trị (dần thay cho phương pháp bảo quản truyền thống) trở thành một nhiệm vụ cấp bách của công tác lưu trữ của doanh nghiệp.
Và từ những nhu cầu thực tế của thị trường cũng như của các doanh nghiệp, Công ty Cổ phần giải pháp quản lý trực tuyến ATO cho ra đời bộ sản phẩm mới : Phần mềm quản lý tài liệu V-DOC 2012 do đội ngũ chuyên viên IT có trình độ chuyên môn cao xây dựng và phát triển, cùng với những tư vấn của những người làm quản lý  nhiều năm kinh nghiệm. V-DOC 2012 ra đời sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp trong việc tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử một cách khoa học và hiệu quả nhất. Với đặc tính: sử dụng dễ dàng và thuận lợi, tổ chức lưu trữ hiệu quả và đặc biệt khả năng tìm kiếm nội dung tài liệu nhanh chóng chính xác V-DOC 2012 thật sự là người trợ lý đắc lực cho các doanh nghiệp.

V-Doc 2012 với nhiều tính năng đột phá:

Quản lý các lĩnh vực tài liệu

Cung cấp những khả năng như thêm mới, thay đổi, di chuyển tài liệu

Phân quyền

Đối với người quản trị

Đối với người Upload tài liệu

Đối với người bình chọn

Đối với người nhận xét

Phân quyền xem và Download đối với từng tài liệu

Kiểm soát các kiểu file Upload

Checkin / Checkout tài liệu

Quản lý tài liệu theo phiên bản (Version).

Cho phép trao đổi thảo luận giữa nhóm người dùng về 1 tài liệu

Quản lý lịch sử (History) của tài liệu

Khả năng nhập (Import) nhiều tài liệu trong 1 file Zip

Tìm kiếm tài liệu

Khả năng tìm kiếm toàn văn (full-text search) tìm kiếm sâu trong nội dung tài liệu.

Tìm kiếm theo các tiêu chí lựa chọn.

Trao đổi thảo luận, bình chọn về tài liệu

Báo cáo thống kê

Thiết lập thời gian tự động Backup tài liệu vào vị trí lựa chọn

Những lợi ích V-Doc 2012 mang lại cho doanh nghiệp:

Lấy nhanh tài liệu ra để khai thác

Tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm hồ sơ, tài liệu

Khả năng đánh chỉ mục mềm dẻo theo nhiều chỉ tiêu khác nhau

Khả năng tìm kiếm toànKhả năng tìm kiếm toàn văn

Khả năng lưu trữ điện tử nhanh chóng và tiện lợi

Dễ dàng sử dụng chung các file

Tăng cường độ bảo mật

Tốn cực ít diện tích

Giảm chi phí - Tăng lợi nhuận

Tiết kiệm nguồn nhân lực

Chi phí thấp

Xây dựng hệ thống các kho văn bản, tài liệu điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin, cung cấp thông tin về văn bản và hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời.

Giảm khoảng cách, tăng hợp tác: Cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, xoá bỏ khoảng cách địa lý: Chỉ cần kết nối Internet là người dùng có thể tham gia vào hệ thống và làm việc như tại cơ quan của mình cho dù họ đang đi công tác nước ngoài.

Chuẩn hóa các quy trình quản lý thông tin nội bộ, văn bản tài liệu, hồ sơ

Làm việc theo phong cách chuyên nghiệp, hiện đại, nhanh chóng, chính xác, hiệụ quả nâng cao tầm vóc, uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp.

Nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường