1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
1.1. Phạm vi áp dụng
Tài liệu là một hướng dẫn kỹ thuật, nhằm mục đích khuyến nghị các yêu cầu tối thiểu về sản phẩm hệ thống quản lý văn bản và điều hành (gọi tắt là VB&ĐH), giúp các CQNN xem xét, đánh giá, đi tới quyết định lựa chọn sản phẩm hệ thống phần mềm quản lý VB&ĐH điện tử trên thị trường.
1.2. Đối tượng áp dụng
Tài liệu áp dụng đối với CQNN bao gồm các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Ủy ban nhân dân các cấp.
2. Yêu cầu chức năng
2.1. Mục tiêu
- Thống nhất và tin học hoá các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết công việc trong các CQNN để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức;
- Xây dựng hệ thống các kho VB điện tử, khắc phục một cách cơ bản tình trạng cát cứ thông tin, cung cấp thông tin về VB phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn một cách thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp thời;
- Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, từng bước tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, bên cạnh đó nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của cán bộ, công chức với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, từng bước góp phần thực hiện cải cách hành chính.
- Quản lý toàn bộ các văn bản của cơ quan bao gồm các văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản dự thảo, ... thực hiện gửi và nhận VB với các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên trong và bên ngoài thông qua môi trường mạng.
- Quản lý toàn bộ các dữ liệu phát sinh trong quá trình luân chuyển và xử lý văn bản bao gồm các phiếu giao việc, phiếu trình, phiếu xử lý, các ý kiến trao đổi góp ý trong quá trình xử lý văn bản trên hệ thống mạng.
- Tạo lập và quản lý các hồ sơ xử lý văn bản, thiết lập luồng xử lý để có thể theo dõi vết xử lý văn bản, lưu lại toàn bộ quá trình xử lý cũng như hồi báo của văn bản trên hệ thống mạng
- Tạo lập và quản lý các loại báo cáo về các tình hình luân chuyển, quản lý và xử lý, theo dõi xử lý văn bản, kết xuất các thông tin tổng hợp nhằm phục vụ kịp thời công tác điều hành, tác nghiệp của lãnh đạo cũng như của các cán bộ trong cơ quan.
- Chuẩn hóa, tạo lập và lưu trữ các thông tin danh mục nhằm quản lý các đối tượng tham gia vào hệ thống, trợ giúp việc nhập văn bản và hỗ trợ việc phân xử lý các loại văn bản theo thẩm quyền giải quyết.
- Hỗ trợ công tác lưu trữ văn bản, hồ sơ.
- Tích hợp với các thành phần khác có liên quan của hệ thống thông tin tại cơ quan nhà nước nhằm trao đổi thông tin.
2.2. Yêu cầu chức năng
Yêu cầu chức năng của hệ thống VB&ĐH là danh sách các chức năng tối thiểu mà hệ thống VB&ĐH cần có để thực hiện được các mục tiêu ở trên, cụ thể bao gồm:
Các từ viết tắt
|
Văn bản:
|
VB
|
Người sử dung
|
NSD
|
|
Hồ sơ công việc
|
HSCV
|
Quản trị hệ thống
|
QTHT
|
|
|
|
|
|
|
STT
|
Tên chức năng
|
Mô tả chi tiết
|
|
1
|
Quản trị danh mục
|
Cho phép tạo lập, quản lý các danh mục cho người sử dụng, ví dụ danh mục sổ VB, HSCV, danh mục loại văn bản, lĩnh vực, cơ quan, phòng ban, chức danh và các danh mục khác
|
|
2
|
Quản lý VB đến
|
|
2.1
|
Nhập VB đến vào hệ thống
|
Cho phép định nghĩa và phân loại các loại văn bản đến, nhập các thuộc tính VB đến, nhập nội dung toàn văn của VB đến thông qua máy quét hoặc tệp đính kèm
|
|
2.2
|
Chuyển xử lý VB đến theo quy trình điện tử đã được phê duyệt trong thiết kế
|
|
|
2.3
|
Ghi ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo
|
|
|
2.4
|
Theo dõi tình trạng xử lý VB đến
|
Hỗ trợ lãnh đạo các cấp tùy theo thẩm quyền có thể theo dõi tình trạng xử lý văn bản VB đến (và cả văn bản đi) theo các trạng thái:
- VB trong hạn đã xử lý.
- VB trong hạn đang xử lý.
- VB trong hạn chưa xử lý
- VB quá hạn đã xử lý.
- VB quá hạn đang xử lý.
- VB quá hạn chưa xử lý.
- VB đến hạn chưa xử lý (hạn xử lý VB bằng ngày hiện tại)
- VB đến hạn đang xử lý.
Cho phép ghi vết xử lý VB
|
|
2.5
|
Tìm kiếm, Tra cứu VB đến
|
Tìm kiếm VB theo các thuộc tính VB, tìm kiếm toàn văn
Tra cứu VB theo thời gian, theo biểu thức logic, theo tình trạng xử lý
|
|
3
|
Quản lý VB đi
|
|
3.1
|
Quản lý quá trình soạn thảo, dự thảo VB đi
|
Quá trình soạn thảo VB đi áp dụng theo hướng dẫn nghị định số 110/2004/NĐ-CP:
- Tạo lập dự thảo VB đi
- Chỉnh sửa dự thảo VB đi
- Thẩm tra VB đi
- Tra cứu, tìm kiếm dự thảo VB đi
- Cho phép ghi vết xử lý VB
- Và các chức năng khác
|
|
3.2
|
Quản lý quá trình phát hành VB đi
|
Quá trình soạn thảo VB đi áp dụng theo hướng dẫn nghị định số 110/2004/NĐ-CP:
- Tự động cập nhật các thông tin VB đi
- Nhập các thông tin bổ sung cho VB đi
- Nhập nội dung toàn văn VB đi (gắn tệp điện tử, hoặc quét VB)
- Tra cứu, tìm kiếm VB đi
|
|
4
|
Quản lý giao việc
|
|
4.1
|
Tạo công việc và giao việc
|
Thực hiện theo quy trình điện tử đã được phê duyệt trong thiết kế
|
|
4.2
|
Theo dõi tình trạng xử lý công việc
|
Cho phép Lãnh đạo theo dõi tình trạng xử lý công việc theo 4 trạng thái sau:
- Công việc trong hạn đang xử lý
- Công việc trong hạn chưa phân xử lý
- Công việc quá hạn đã phân xử lý
- Công việc quá hạn chưa phân xử lý
Cho phép lưu lại toàn bộ các thông tin trao đổi giữa các thành viên liên quan đến công việc trong quá trình xử lý.
|
|
4.3
|
Ghi ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo
|
|
|
4.4
|
Xử lý công việc được giao
|
Xử lý và cập nhật trạng thái xử lý công việc, lựa chọn một trong các trạng thái ở mục 4.2
|
|
5
|
Quản lý VB nội bộ
|
Quản lý VB nội bộ thực hiện các chức năng:
- Tạo lập VB nội bộ.
- Chỉnh sửa, xóa VB nội bộ.
- Chuyển Văn thư cấp số/ hoặc trực tiếp chuyển sang các đơn vị cần thống báo, cần xin ý kiến
- Tra cứu, tìm kiếm VB nội bộ
- Và các chức năng khác
|
|
6
|
Quản lý HSCV
|
|
6.1
|
Quản lý thư mục lưu trữ HSCV
|
Quản lý thư mục lưu trữ HSCV bao gồm:
- Lập thư mục lưu hồ sơ công việc
- Sửa/xóa thư mục lưu HSCV
- Phân quyền thư mục HSCV
|
|
6.2
|
Quản lý HSCV
|
Quản lý HSCV bao gồm:
- Tạo lập HSCV: HS xử lý văn bản, HS giải quyết công việc, HS soạn thảo VB, HS văn bản liên quan, HS theo dõi hồi báo, …
- Sửa/xóa HSCV
- Phân quyền HSCV
- Gắn/bỏ các tài liệu trong HS
- Cập nhật kết quả xử lý HSCV
- Và các chức năng khác
|
|
7
|
Báo cáo thống kê
|
|
7.1
|
In sổ văn bản đến đi
|
In sổ văn bản đến/đi theo số và theo ngày
|
|
7.2
|
In báo cáo thông kê tình trạng xử lý văn bản
|
In báo cáo thống kê số lượng văn bản đến đã giải quyết, chưa giải quyết trong hạn và chưa giải quyết quá hạn
- Theo thời gian
- Theo đơn vị/ theo cá nhân
|
|
8
|
Quản trị người dùng
|
Quản trị phòng ban, vai trò, người dùng, …
|
|
9
|
Quản trị hệ thống
|
Quản trị thông tin về cấu hình hệ thống: thiết lập tham số cấu hình cho kết nối máy in, cơ sở dữ liệu, các hệ thống khác, thiết lập tham số chế độ làm việc, chế độ nhật ký, đăng nhập/đăng xuất…
|
3. Yêu cầu tính năng kỹ thuật
3.1. Nguyên tắc xây dựng
- Đảm bảo khách quan, hướng tới một hệ thống mở
- Đảm bảo khả năng kế thừa, tích hợp và liên thông giữa các sản phẩm phần mềm quản lý văn bản và điều hành điện tử
- Đảm bảo khả năng nâng cấp của hệ thống sau này
- Phù hợp với văn bản pháp quy về quản lý văn thư, lưu trữ, định hướng quy trình quản lý chất lượng ISO 9001:2000 theo Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2010.
3.2. Yêu cầu tính năng kỹ thuật
Yêu cầu tính năng kỹ thuật đáp ứng là những yêu cầu và điều kiện cần thiết để hệ thống VB&ĐH có thể thực hiện được yêu cầu chức năng trong mục 2 và đảm bảo khả năng triển khai hệ thống VB&ĐH. Yêu cầu kỹ thuật đáp ứng được chia thành 2 nhóm: yêu cầu về tính năng kỹ thuật cần có và yêu cầu tính năng kỹ thuật nên có.
a. Danh sách các tính năng kỹ thuật cần có
|
STT
|
Nội dung yêu cầu
|
|
Yêu cầu chung
|
|
1
|
Phải tuân thủ các yêu cầu quy định pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ; phù hợp các yêu cầu về quy trình nghiệp vụ trên thực tế (định hướng áp dụng quy trình cải cách hành chính theo ISO 9001:2000)
|
|
2
|
Cho phép tự định nghĩa các chu trình lưu chuyển văn bản đi, đến và nội bộ
|
|
3
|
Phải có kiến trúc, thiết kế mở để dễ dàng nâng cấp đáp ứng sự mở rộng về quy mô của tổ chức, công việc, dẫn tới mở rộng mức độ nghiệp vụ, số lượng người tham gia hệ thống, dung lượng lưu trữ dữ liệu
|
|
4
|
Có quy chế quản lý, sử dụng, khai thác, vận hành hệ thống đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc bảo mật và an toàn dữ liệu, chống được sự thâm nhập trái phép vào hệ thống
|
|
5
|
Hệ thống được thiết kế, xây dựng và triển khai phải tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật về kết nối hệ thống, tích hợp dữ liệu, đặc tả dữ liệu và truy xuất thông tin quy định tại quyết định số 19/2008/QĐ-BTTTT, 20/2008/QĐ-BTTTT
|
|
Yêu cầu kỹ thuật
|
|
6
|
Đáp ứng khả năng cài đặt trong những hệ thống mạng có phân vùng bảo mật nhiều lớp, có khả năng tích hợp và xác thực thông qua các hệ thống danh bạ điện tử như AD, LDAP
|
|
7
|
Có khả năng kết nối và gửi nhận dữ liệu qua mạng diện rộng, tối thiểu đáp ứng với các hạ tầng đường truyền khác nhau như Dial-up
|
|
8
|
Mô hình hệ thống phải cho phép khả năng cài đặt theo mô hình máy chủ ứng dụng và máy chủ cơ sở dữ liệu
|
|
9
|
Mô hình hệ thống phải cho phép khả năng triển khai mở rộng thêm các điểm kết nối vào hệ thống để gửi nhận văn bản dễ dàng và nhanh chóng mà không làm ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống
|
|
10
|
Mô hình hệ thống phải có khả năng cài đặt theo mô hình máy chủ chính và máy chủ sao lưu (mô hình hệ thống cluster) để đảm bảo cơ chế cân bằng tải, sao lưu dữ liệu tức thời giữa các máy chủ chính và máy chủ sao lưu
|
|
11
|
Có công cụ để sao lưu dữ liệu định kỳ và đột xuất
|
|
12
|
Có cơ chế phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố
|
|
13
|
Cung cấp các báo cáo vận hành hệ thống
|
|
Yêu cầu về lưu trữ dữ liệu
|
|
14
|
CSDL phải có khả năng lưu trữ dữ liệu với dung lượng lớn, tính ổn định cao
|
|
15
|
Có khả năng lưu trữ được nhiều dạng dữ liệu khác nhau như dữ liệu có cấu trúc, dữ liệu phi cấu trúc được lưu trữ dưới dạng tệp gắn kèm (dữ liệu tệp văn bản, dữ liệu phim, ảnh, âm thanh)
|
|
16
|
Đáp ứng khả năng tìm kiếm toàn văn (full text search) trong toàn bộ các CSDL.
Khuyến nghị cả trong các tệp đính kèm toàn bộ nội dung văn bản
|
|
Yêu cầu về an toàn, bảo mật
|
|
17
|
Đáp ứng khả năng an toàn, bảo mật thông tin theo nhiều mức: mức mạng, mức xác thực người sử dụng và mức CSDL
|
|
Yêu cầu về giao diện
|
|
18
|
Giao diện được thiết kế thân thiện với người dùng. Bố cục giao diện hợp lý giúp cho các thao tác nhập và tra cứu dữ liệu nhanh và thuận tiện
|
|
19
|
Các chức năng sử dụng phải được thiết kế phong phú, đầy đủ, và được bố trí hợp lý trên giao diện đáp ứng phục vụ tất cả các nhu cầu quản lý và xử lý văn bản của cơ quan
|
|
20
|
Với mỗi người dùng sẽ hiển thị các chức năng tương ứng với phần việc chuyên trách của mình, giúp người dùng sử dụng dễ dàng và hiệu quả. Ngoài ra còn có các chức năng nhắc việc cần làm tương ứng với nhiệm vụ của mỗi đối tượng khi đăng nhập vào hệ thống
|
|
Yêu cầu về trao đổi và tích hợp
|
|
21
|
Đảm bảo nguyên tắc cung cấp dữ liệu đầu ra cho các hệ thống thông tin khác và chấp nhận đầu vào từ các hệ thống thông tin khác theo chuẩn XML để phục vụ quá trình trao đổi thông tin
|
b. Danh sách các tính năng kỹ thuật nên có
|
STT
|
Nội dung yêu cầu
|
|
Yêu cầu kỹ thuật
|
|
1
|
Đáp ứng khả năng cài đặt và vận hành tốt trên nhiều môi trường hệ điều hành nền cơ bản như hệ điều hành MS Windows Server, Linux,…
|
|
2
|
Đáp ứng mô hình Web-based, cài đặt hệ thống phần mềm và các CSDL trên máy chủ. Người dùng truy cập và khai thác phần mềm thông qua các trình duyệt web
|
|
3
|
Tương thích với các trình duyệt Web thông dụng
|
|
4
|
Đáp ứng yêu cầu mã hóa dữ liệu trên đường truyền khi trao đổi dữ liệu giữa các điểm trong hệ thống và giữa hệ thống với các hệ thống thông tin khác trên mạng diện rộng, chuẩn mã hóa trên đường truyền căn cứ theo quyết định số 19/2008/QĐ-BTTTT, 20/2008/QĐ-BTTTT
|
|
5
|
Đáp ứng cơ chế theo dõi, giám sát thông tin truy nhập của người sử dụng theo phiên làm việc để phục vụ công tác chuẩn đoán và sửa chữa lỗi khi hệ thống gặp sự cố bất thường
|
|
Yêu cầu về lưu trữ dữ liệu
|
|
6
|
Đáp ứng cơ chế lưu trữ, khai thác CSDL theo thời gian để giảm tải dung lượng, tuy nhiên vẫn đảm bảo cơ chế tìm kiếm, tra cứu dữ liệu thông suốt trên toàn bộ các CSDL
|
|
Yêu cầu về an toàn, bảo mật
|
|
7
|
Hệ thống phải đáp ứng khả năng bảo mật tại mức chứng thực của các máy chủ trong hệ thống
|
|
8
|
Toàn bộ các dữ liệu cần quản lý phải được lưu trong CSDL hoặc thư mục, được mã hóa và phân quyền truy cập chặt chẽ
|
|
Yêu cầu về giao diện
|
|
9
|
Có cung cấp tối đa các loại dữ liệu danh mục, hỗ trợ cho các thao tác nhập liệu và tìm kiếm dữ liệu nhanh và chính xác. Tự động hóa tối đa các quá trình thao tác với dữ liệu
|
|
Yêu cầu về trao đổi và tích hợp
|
|
10
|
Cung cấp các dữ liệu đầu ra theo chuẩn XML để phục vụ công tác lập báo cáo theo quy định hiện hành, theo quy định nội bộ của cơ quan, đồng thời cung cấp dữ liệu theo các khuôn dạng thống nhất phục vụ quy trình trao đổi thông tin với các hệ thống khác.
Cấu trúc dữ liệu của tệp XML được xác định tùy thuộc vào nhu cầu trao đổi thông tin của các hệ thống.
Thủ tục trao đổi thông tin giữa hệ thống quản lý văn bản và điều hành với các hệ thống thông tin khác cần có sự thỏa thuận và thống nhất trước khi tiến hành kết nối các hệ thống.
Ví dụ: khuôn dạng để trao đổi với các hệ thống khác có cấu trúc như sau:
1. Thông tin gốc, các thông tin dạng tệp và thông tin quản lý được đóng thành gói, có thể ở dạng zip hoặc gzip (theo quy định tại Quyết định 19/2008/QĐ-BTTTT, 20/2008/QĐ-BTTTT)
2. Sử dụng các giao thức trao đổi bên ngoài như S/MINE (theo quy định tại Quyết định 19/2008/QĐ-BTTTT, 20/2008/QĐ-BTTTT) để truyền dữ liệu tới hệ thống khác
3. Và ngược lại
|