|
Phần mềm cổ đông hỗ trợ gì cho các bộ phận trong doanh nghiệp
Mỗi khi sự kiện đại hội cổ đông thường niên diễn ra, hầu hết các bộ phận trong ban tổ chức sẽ phải làm rất nhiều công việc, việc sử dụng phần mềm quản lý trong công tác chuẩn bị cũng như công tác tiến hành tổ chức đại hội sẽ giúp giảm bớt gánh nặng công việc cho các bộ phận trong ban tổ chức cũng như tạo nên sự đồng bộ và chuyên nghiệp cho đại hội
Mỗi khi sự kiện đại hội cổ đông thường niên diễn ra, hầu hết các bộ phận trong ban tổ chức sẽ phải làm rất nhiều công việc, việc sử dụng phần mềm quản lý trong công tác chuẩn bị cũng như công tác tiến hành tổ chức đại hội sẽ giúp giảm bớt gánh nặng công việc cho các bộ phận trong ban tổ chức cũng như tạo nên sự đồng bộ và chuyên nghiệp cho đại hội
1. Ban hành chính
Phần mềm tổ chức đại hội đồng cổ đông Smart.Meet hỗ trợ ban hành chính trong công tác chuẩn bị thư mời, giấy ủy quyền, các giấy tờ liên quan cần gửi đến cổ đông và mời cổ đông tới tham dự đại hội.
Smart.Meet sẽ nhận và xử lý dữ liệu cổ đông, thông tin của cổ đông được quản lý để theo dõi trong quá trình đăng ký tham dự, bầu cử và biểu quyết xuyên xuốt đại hội. Thư mời và giấy ủy quyền đều được phần mềm thiết lập và in hàng loạt theo thông tin của cổ đông được gửi từ trung tâm lưu ký chứng khoán. Việc gửi thư mời đến các cổ đông trở nên đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều, tránh bị nhầm lẫn giữa các cổ đông.
2. Ban kiểm tra tư cách cổ đông
Tại Đại hội, Phần mềm tổ chức đại hội cổ đông Smart.Meet ghi nhận thông tin Check in của cổ đông nhanh chóng bằng thiết bị đầu đọc mã vạch của mã vạch được in trên thẻ đại biểu/thư mời cổ đông đã được gửi cho Đại biểu từ trước. Phần mềm có thể dễ dàng tìm kiếm cổ đông và nhập bằng tay thông qua các thông tin như Mã cổ đông, Họ và tên, CMND/Hộ chiếu.
Phần mềm tổ chức đại hội cổ đông cập nhật tại chỗ dữ liệu về ủy quyền đối với các Đại biểu được ủy quyền nhưng chưa gửi trước Thư ủy quyền về ban quản lý cổ đông trước khi tiến hành Đại hội.
Trong quá trình đăng ký đại biểu tham dự Đại hội cổ đông, phần mềm tổ chức đại hội cổ đông Smart.Meet thống kê và hiển thị liên tục số lượng Đại biểu đã đến dự và số lượng cố phần mà họ đại diện để xác định tính hợp pháp và thời điểm có thể bắt đầu tiến hành Đại hội theo quy định của Luật Chứng Khoán.
Kết thúc thời gian đăng ký đại hội, Phần mềm in biên bản kiểm tra tư cách cổ đông theo đúng mẫu biên bản của đơn vị theo từng thời điểm báo cáo trước đại hội. Đại hội sau khi đạt yêu cầu có thể tiến hành tổ chức theo quy định, sau khi đại hội được bắt đầu, các cổ đông đến dự vẫn có quyền đăng ký và tham gia đại hội
3. Ban kiểm phiếu
Trong quá trình diễn ra đại hội sẽ có các vấn đề mà đại hội đưa ra để yêu cầu lấy ý kiến của các đại biểu, các phiếu biểu quyết phiếu bầu cử đã được phần mềm tổ chức đại hội cổ đông Smart.Meet in ra và gửi đến các đại biểu tại thời điểm đăng ký tham dự đại hội.
Công tác kiểm phiếu tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót trong quá trình tổ chức đại hội, với các hình thức bầu khác nhau dễ dẫn đến nhầm lẫn, việc sử dụng phần mềm với các thiết bị tích hợp là đầu đọc mã vạch để quét các vấn đề biểu quyết đã được mã hóa bằng mã vạch in trên phiếu biểu quyết, việc tính toán bằng các thuật toán lập trình có thể kiểm soát được tình trạng nhầm lẫn trong việc tính kết quả kiểm phiếu biểu quyết. Bên cạnh đó, chức năng này có thể giúp thống kê những phiếu bầu không hợp lệ và thống kê những phiếu bầu có ý kiến khác.
Bên cạnh kiểm phiếu biểu quyết, phần mềm Smart.Meet tiến hành kiểm phiếu bầu cử tuân theo quy chế bầu cử trong đại hội cổ đông của doanh nghiệp là quy tắc bầu dồn phiếu, phần mềm cũng nhận dữ liệu thông qua thiết bị đọc mã vạch với các mã vạch in trên phiếu bầu cử. Đối với các phiếu bầu cử phân bổ theo đừng nội dung thì cần thao tác thủ công nhập số liệu cổ phần bầu cử trong phiếu bầu. Kết thúc, phần mềm sẽ tính toán, thống kê và hiển thị số liệu kiểm phiếu bầu cử.
4. Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị cần phải theo dõi toàn bộ kết quả kiểm phiếu biểu quyết và bầu cử để có thể thông báo đến toàn bộ cổ đông. Phần mềm tổ chức đại hội cổ đông Smart.Meet thống kê và đưa ra các báo cáo bầu cử/biểu quyết một cách chính xác, rõ ràng, mình bạch. Với các yều cầu từ doanh nghiệp, phần mềm với các thông số kết quả biểu quyết, bầu cử được lập thành các văn bản để thông qua tại đại hội với các thông tin:
Văn bản Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng. Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết tại đại hội trong đó rõ ràng thông tin tổng số phiếu tán thành, không tán thành và không có ý kiến, tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp. Các quyết định được thông qua sau khi biểu quyết.
Liên quan đến các vấn đề biểu quyết, phần mềm Smart.Meet thống kê số cổ phần tương ứng với danh sách bầu cử, tỷ lệ và đưa ra kết quả bầu cử tương ứng với tổng số cổ phần bầu cử của các cổ đông dự họp. Danh sách các thành viên trúng cử sau khi bầu cử.
